�
Newly Revised Edition with Bonus: Fun and Frugal Party Plans
EVENT AND PARTY PLANNING CAREERS:
The Ultimate Step-by-Step Guide
to Success�
By Phyllis Cambria
�Planner Book ���� Bonuses 1-34 Forms, Information and Business Tools� Fun and Frugal Party Plans
TABLE OF CONTENTS
�
����������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������� PAGE NO.
�
DEDICATION AND ACKNOWLEDGEMENTS�������������������������������������i
�
TABLE OF CONTENTS���������������������������������������������������������������� ������ ii-vii
�
INTRODUCTION����������������������������������������������������������������������������������� 1������������������
CHAPTER 1����������������������������������������������������������������������������������� ���� 2-17
�������� Doing basic research for your business or career
�������� What you need to learn
�������� Preliminary experience opportunities
�������� Early documentation to build your resume
�
CHAPTER 2����������������������������������������������������������������������������������� ��� 18-26
�������� How to select your niche specialty and why it's important
�������� What wide varieties of niches there are
�������� When to expand your niche
�
CHAPTER 3����������������������������������������������������������������������������������� ��� 27-34
�������� Basic funding
�������� The facts about business loans
�������� Naming your business and developing its style
�������� Creating a business plan and why it's essential to your success
�
CHAPTER 4����������������������������������������������������������������������������������� ��� 35-48
�������� What equipment you'll need to get started
�������� What basic services you'll want to have in place
�������� Insurance coverage
�������� Where to get access to merchant accounts
�������� Protecting your computer and website
�
CHAPTER 5����������������������������������������������������������������������������������� ��� 49-56
�������� How to set up pricing
�������� What pricing systems are best and why
�������� Other costs to consider in proposals
CHAPTER 6����������������������������������������������������������������������������������� ��� 57-65
�������� Contract essentials
�������� Your contract vs. your vendor's contract
�������� Proposals that become part of the contract
�
CHAPTER 7����������������������������������������������������������������������������������� ��� 66-72
�������� Locating the right types of suppliers and vendors
�������� What to look for when choosing a supplier or vendor
�������� Negotiating and contract with vendors
�
CHAPTER 8����������������������������������������������������������������������������������� ��� 73-92
�������� General marketing guidelines
�������� Basic printed marketing materials
�������� Advertising and promotion
�������� Creating your portfolio
�
CHAPTER 9����������������������������������������������������������������������������������� ��� 93-112
�������� Public Relations and Advertising Alternatives
�������� How to Get Free Publicity in print, radio and TV
�������� How to use this free PR to your advantage
�
CHAPTER 10��������������������������������������������������������������������������������� �� 112-126
�������� Finding clients
�������� What approaches work best and why
�������� More low-cost marketing methods
�
CHAPTER 11��������������������������������������������������������������������������������� �� 127-135
�������� Initial contact with potential clients
�������� Telephone meetings
�������� In-person meetings
�
CHAPTER 12��������������������������������������������������������������������������������� �� 136-153
�������� How to do a general site inspection
�������� How to do a site inspection for a specific event
�������� Meeting with venue staff
�������� Arranging for guest lodging
�
CHAPTER 13��������������������������������������������������������������������������������� �� 154-168
�������� Developing a pre-event timeline
�������� Creating planning and filing systems
�������� Event insurance
�������� Staff attire
�������� Transportation and shipping fees
�
CHAPTER 14��������������������������������������������������������������������������������� �� 169-186
�������� Developing an event timeline
�������� Loading-in and setting up
�������� Working safely
�������� Break-down and post-event clean-up
�
CHAPTER 15��������������������������������������������������������������������������������� �� 187-194
�������� Post-event duties
�������� Dealing with rentals and extra stock
�������� Paying bills
�������� Client and vendor follow-ups
�
FORMS, INFORMATION AND BUSINESS TOOLS
�
BONUS SECTION 1���������������������������������������������������������������������� � �195-197
����������� Evaluating Your "A" Team
�
BONUS SECTION 2���������������������������������������������������������������������� �� 198-199
����������� Fun While Learning with Realty TV
�
BONUS SECTION 3���������������������������������������������������������������������� �� 200-201
����������� Thank You Is More Than Two Little Words
�
BONUS SECTION 4���������������������������������������������������������������������� �� 202-204
����������� Other Planners Might be the Key to Your Success
�
BONUS SECTION 5���������������������������������������������������������������������� �� 205-206
���������� Stay In Touch
�
BONUS SECTION 6���������������������������������������������������������������������� �� 207-209
����������� Last-Minute Planning Dilemmas
�
BONUS SECTION 7���������������������������������������������������������������������� �� 210-217
����������� Trade Show Marketing
�
BONUS SECTION 8���������������������������������������������������������������������� �� 218-219
����������� Looking for a Planner's Job? Avoid These Mistakes
�
BONUS SECTION 9���������������������������������������������������������������������� �� 220-222
����������� "It's in the Bag" �- Emergency Gear for Every Planner
�
BONUS SECTION 10�������������������������������������������������������������������� �� 223-227
����������� What Do You Do When the Lights Go Out?
�
BONUS SECTION 11�������������������������������������������������������������������� �� 228-232
���������� Sample proposal
�
BONUS SECTION 12�������������������������������������������������������������������� ������ 233
���������� Sample floor plan
�
BONUS SECTION 13�������������������������������������������������������������������� �� 234-236
����������� Typical and Non-Typical U.S. Holidays and Observances
�
BONUS SECTION 14�������������������������������������������������������������������� �� 237-238
���������� Industry publications
�
BONUS SECTION 15�������������������������������������������������������������������� �� 239-256
����������� Client Proposal Questionnaire/Vendor Interview Form
�
BONUS SECTION 16�������������������������������������������������������������������� �� 257-261
���������� Sample timeline
�
BONUS SECTION 17�������������������������������������������������������������������� �� 262-264
����������� 21 Steps for Putting on a Mini Expo
�
BONUS SECTION 18�������������������������������������������������������������������� �� 265-272
����������� Setting Up a Party Planning Referral Service and Resource Consultations: The "Warm Calls" That Will Introduce You to Vendors and Potential Clients
�
BONUS SECTION 19�������������������������������������������������������������������� �� 273-274
����������� Promoting Your Business With a Directory
���������� Sample contract
�
BONUS SECTION 21����������������������������� ������������������������������������� �� 279-280
����������� Sample generic press release
�
BONUS SECTION 22�������������������������������������������������������������������� �� 281-283
����������� A Short Memory Course: How to Remember Names
�
BONUS SECTION 23�������������������������������������������������������������������� �� 284-285
���������� A Short Course on Public Speaking
�
BONUS SECTION 24�������������������������������������������������������������������� ���� 286-291
����������� Sample Planning Timeline
�
BONUS SECTION 25���������������������������������������������������������� � ������� ���� �292-300
���������� Cocktails for You
�
BONUS SECTION 26�������������������������������������������������������������������� ������ 301
���������� Sample Invoice
�
BONUS SECTION 27�������������������������������������������������������������������� ������ 302
����������� Sample Auction/Raffle Donation Form
�
BONUS SECTION 28�������������������������������������������������������������������� �� 303-311
����������� How Much Is Enough? Party Food and Drink Quantities
�
BONUS SECTION 29���������������������������������������������������������� �������� ��312-315
����������� Executive Etiquette � Tips for Entertaining for Business
�
BONUS SECTION 30������������������������������������������������ � ������� ������������316-318
����������� Resources
�
BONUS SECTION 31�������������������������������������������������������������������� � 319-321
����������� Sample Independent Contract
�
BONUS SECTION 32�������������������������������������������������������������������� � 322-325
���������� So Cool Event D�cor Solutions
�
BONUS SECTION 33���������������������������������������������������������������������� 326-338
�������� Sample Editor and Publication-Specific Press Releases for:
�������� General information
�������� Children
�������� Food and drink
�������� Lifestyle/Hobbies/Crafts
�������� Business
�
BONUS SECTION 34�������������������������������������������������������������������� 339-340
�������� Insurance Resources
�
�������� Fun and Frugal Party Plans Introduction���������������������������������������������������������� 341
�������� �The �50s Were Nifty������������������������������������������������������������������������������ 342-351
�������� �Fun, Fun, Fun Beach Party������������������������������������������������������������������ 352-360
�������� �Luck be a Lady Tonight� (Casino theme)������������������������������������������� 361-367
�������� �Dancing Through the Decades����������������������������������������������������������� 368-373
�������� �We�re Gonna Make You a Star!� (Hollywood theme)������������ ������� 374-380
�������� �Ladies and Gentlemen, Start Your Engines!� (race car theme)������ 381-389
�������� �South Seas Serenade� (tropical/luau theme)������������������������ ������� 390-396
�������� �Westward Ho� (western theme)���������������������������������������������������������� 397-410
�